一、照片档案的定义

照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案的管理应遵循《照片档案管理规范》（GB/T11821）的规定。

二、照片档案的收集

照片档案的收集范围包括：

1. 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；

2. 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；

3. 本单位组织或参加的重要外事活动的照片；

4. 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；

5. 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片；

6. 其他具有保存价值的照片。

在收集与归档时，对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档；归档底片、照片、说明应齐全；底片与照片影像应一致。

三、照片档案的整理

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管和提供利用的原则，同时照片档案的底片、照片应分开存放。

1、底片的整理

底片整理分以下几个步骤：

第一，底片的编号。底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张号组成。其格式如下：

全宗号—保管期限代码—张号。

第二，底片号的登录。宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写），不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致，底片放人底片袋内保管，一张一袋，并在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

第三，底片的入册。底片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册，芯页的插袋上应标明相同的底片号。对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放人专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

2、照片的整理

照片的分类应在全宗内按保管期限—年度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—问题—年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

具体整理有以下几个步骤：

第一，照片的编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，照片号有两种格式：

格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号

格式二：全宗号—保管期限代码—张号

第二，照片的入册。照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放人专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。

第三，照片说明的填写。说明内容包括：题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明，其中文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在本册所有照片之前。

第四，照片档案目录的编制。照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。

四、照片档案的保管

照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。

底片、照片应在恒温、恒湿环境下保存。其长期的贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5％。

其中期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10％。

每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。