什么是档案？

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（《中华人民共和国档案法》第一章总则 第二条）

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”（冯惠玲《档案学概论》）

什么是文件？

公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商治工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文种类主要有：决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个种类。（《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号））

文件是公文处理专用术语，是指机关单位根据自己的职责范围制发的具有法定效力并设有特定版头的公文，即按照国家标准《党政机关公文格式》(GB/T97042012)中通用文件格式制发的，版头中发文机关名称后有“文件”二字的公文。

归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。（《归档文件整理规则》（DA/T22-2015））

档案和文件的关系

档案是由文件有条件地转化来的。档案和文件是出于不同阶段的同一事物，二者既有密切联系又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础；区别则因为文件转化为档案是有条件的，文件的总量远远大于档案的总量，档案只是文件的精华。

“文件”转化为“档案”的条件是：

1、文件必须办理完毕；

2、对日后工作和科学研究等活动有查考利用价值；

3、按照一定规律集中保存起来。